業種 :事務代行
利用者 :80名
利用端末 :パソコン、スマートフォン
現状の問題点 :在宅メンバーとのコミュニケーション

「フルタイムでは働けないけれど、働きたい!」という方に仕事を提供し、
子育て・介護・療養などと両立して小さな仕事を分け合う、事務代行会社YPP。
全国各地にメンバーがいるため、本部との連絡やメンバー間での繋がりをもっと持てないかを課題としていました。

YPP代表 五味渕のり子さんに、社内SNS導入での変化について伺いました。

ご利用イメージ

インタビュー

本部やメンバーでどのような課題がありましたか。

メンバーのほとんどが子育てや、介護に追われている在宅の主婦の人です。在宅なので、1人で仕事をしてますから本当に不安なんです。連絡はメールで行うことが多いのですが「○○が間違ってました、修正してください。」なんてあったときに、隣にいて声をかけられたらきつくはないんですけど、メールで書かれていると凍りついちゃうんです。それを1日引きずってしまい、慰めてくれる人もおらず、家族には「仕事と両立は難しいんじゃないか。」と言われたり、お子さんにあたってしまったり、と家で1人だと色んなことをマイナスに考えてしまいがちになる方が問題でした。

本部でも、お子さんが熱を出した、実家に行かなければならい等で、案件の担当メンバーを変更しなければいけないことがよくあります。その際に、メールでCCにいれて依頼から調整してお客さんに報告、という手間も多くありました。これらを解決できるのが、「本部とメンバー」だけではなく「メンバー同士」が質問をし合えるようになるSNSと思ったんです。

YPP代表
五味渕 のり子さん

SNSを利用されていかがでしょうか。

メンバー同士が、自分たちで質問を投稿して、それに気づいた人が答えるって仕組みで本部を手離れし、全国各地のメンバー同士が教えあうというのができました。1人きりで作業をしていると自分だけが大変と思っちゃいがちですが、SNSで共有されているとみんな同じなんだという連帯感が生まれます。アイコン付きでキャッチボールも始めるので、メンバーのコミュニケーションがとりやすく、離れているけれども一緒に働いている意識ができました。メーリングリストとアイコン付きのコメントでは、印象がぜんぜん違うんです。

案件データの連絡もSNSでやっており、チームの質問と受領連絡がすごく円滑になりました。それまでは連絡もメールで、CC漏れであったりとか、誰がどの案件を担当したかを、日直の人が一生懸命まとめていました。それが今は、SNSを見るだけで良いので管理がしやすくなり、伝えたいことは投稿でいっぺんに済みます。

急に予定が入った場合の調整についても、これまでは本部でやっていましたが、タイムライン投稿で「ピンチヒッター急募!○○の理由で今日担当分どなたか受けてくれませんか?」とあると、「できます!」と余裕があるメンバーからコメントが来るんです。そのコメントが入ると、「ありがとうございます」とか臨場感あふれた感じがでて、バックアップの体制もとれるようになりました。

導入する際に苦労したことはありますか。

セミナーに参加した際に、”SNSを導入しても誰もコメントしてくれなくても、社長1人でもやり続けるんです。”って説明があって、昔からの業務でメールに慣れてる人はいますし、最初はほんとに試行錯誤でした。

「業務に必須!」としてからは、業務や出勤連絡で使ってる人は、ちょっとしたコメントを入れたり、息抜きもたまにいれたりなど、気軽に使ってくれるようになりました。ただ、どう入り込んでいいか、後から盛り上がってる中に、中々入ってこれなかったりする方もいました。

そこで良かったのが、共通のお知らせにフィードバックさせる方法でした。例えば、在宅パソコンのウィルスチェックをして、「実施したらコメントをしてください。」とすると、全員にやらないといけないのでコメントがどんどん返ってきます。そうすると、「あの人は返してる。私はまだ」というのが丸わかりになります。それで返信がよく来るようになりました。もうみんな、毎日というか朝昼晩使ってます。

これは便利という機能はありましたか。

誕生日の機能ですね。お母さんになるとあまり誕生日など祝わないし、勤めていないと大勢から祝ってもらう機会もないですよね。でも、CHITCHATでは8時になると誕生日がお知らせされます、そうするとメンバーがみんな「おめでとう!」ってコメントがつくと、それがとても新鮮で、そんな人数に1日におめでとうって言われてるってないです。主婦をやっていると、自分の誕生日なんて誰にも言わないから、数十人からおめでとうって言われてるのは微笑ましいです。

投稿が200文字っていうのも良かったです。制限がないとダラダラ書いて、考える時間がでてくるので短くしなきゃいけないから端おりますよね。どうしてもの時は「続き」でいいわけなので、長い説明をしなきゃいけないときも共有はSNSが速くて便利です。

現場の声

これまでは電話とメールで夜中に連絡があっても答えないといけなくて、かといって私たちも寝ないといけないし、起きて仕事行かなきゃいけないしで大変でした。それをメンバーさん同士で解決してくるようになったのはすごいありがたいです。

その内容を他の人達も見てるので、同じ質問が何度もくる事もなくなりますね。質問できなかったけど、実は不安という内容も共有する事で、「あぁーそうだったんだ!これでもいいんだ。」「これは間違いだったんだ」というのが多くあります。

管理メンバー

会社概要
有限会社YPP
東京都台東区東上野1-8-3 新大石屋ビル3F
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